Zasady redagowania pism

Równie ważne jak wygląd pisma, jest jego forma wewnętrzna. Sposob zredagowania pisma powinna cechować:

- Zwięzłość; pewne części pisma można ujmować w formie punktów.

- Jawność i zrozumiałość; przewaga zdań pojedyńczych rozwiniętych nad złożonymi

- Konkretne sformułowania; przedmiot sprawy powinien być jednoznacznie określony, można posługiwać się gotowymi formułami, które występują w pismach handlowych(umowach i ofertach) oraz w protokołach.

- Uprzejma forma; w granicach uprzejmości i życzliwości można utrzymać nawet bardzo stanowcze stanowisko czy negatywna decyzje. Nie wolno stosować słów obrażliwych lub pogróżek. Dozwolone są jedynie groźby legalne - prawnie uzasadnione, np.: Jeżeli do dnia.... nie zostanie uregulowana należność w kwocie..... to zgodnie z obowiązującymi przepisami sprawa zostanie skierowana do sądu administracyjnego. Starajmy się nie używać zwrotów naiwnych lub przestarzałych, np,: Za pozytywne załatwienie mojej prośby z góry dziękuje lub Zwracam się z uprzejmą prośba ( lepiej Zwracam się z prośbą - to prawidłowy zwrot).

- Kompletność; w pismie muszą być zawarte wszystkie istotne iformacje związane z celem pisma.

- Poprawność; pod względem stylistycznym, gramatycznym i ortograficznym.

- Sugestywność; dla odbiorcy - oparcie na faktach, uzasadnienie zajętego stanowiska i właściwą argumentacją.

- Autorskie; przekonanie o słuszności prezentowanego stanowiska i wczucie się w sposób myślenia i reagowania odbiorcy.

 

Psikus.net © 2007-2011

Strona główna | Polityka Prywatności