Zasady redagowania pism

Ponadto:
- pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy,
- mozna używać skrótów tylko powszechnie znanych,
- ważne treści pisma należy specjalnie zaakcentowac lub wyróżnić,
- pismo powinno być przejrzyste ( myśli ułożone czytelnie ),
- trzeba zwrócić uwagę na to, aby użyta terminologia odpowiadała charakterowi pisma.

Przed napisaniem pisma wskazane jest sporządzenie jego planu (konspekt).

Tak jak blankiet korespondencyjny ma swoje stałe elementy, o których już sobie powiedzielismy, tak i treść pisma powinna się składać - w miarę możliwości - z pewnych stałych elementow.

Wstęp ( wprowadzenie ), które ma na celu zorientowanie odbiorcy listu w sprawie, którą zamierzamy w liście omówić. Podajemy najważniejsze dane w jednym lub kilku zdaniach. Jeżeli w danej sprawie była już wymiana pism, to powołujemy się na poprzednią korespondencje, np. Odpowiadając na Pani pismo z dnia.... lub W związku z pismem dotyczącym ... albo W odpowiedzi na Państwa pismo nr...... z dnia....

Przedstawienie zagadnienia - jest to osnowa, część główna i najistotniejsza przedstawia problem, który jest przedmiotem sprawy. W naszym interesie leży, aby ta część pisma była zredagowana zwięźle, wyczerpująco, precyzyjnie i jednoznacznie.

Uzasadnienie - część przekonywująca - nadawca pisma przekonuje adresata o słuszności swojego stanowiska. Część ta zawiera więc motywy i szczegółowe uzasadnienie zwiazane z przedmiotem sprawy. W decyzjach administracyjnych mogą wystąpić uzasadnienia faktyczne i prawne.

Uzasadnienie faktyczne wskazuje, które fakty przyjmujemy za udowodnione i na podstawie jakich dowodów, np.: Na podstawie protokołu..... sporządzonego przez.... stwierdzam, że straty związane z powodzią zostały usunięte do dnia....

Uzasadnienie prawne zawiera podstawe prawna i umotywowana pod względem prawnym ocene stanu faktycznego, np.: Na podstawie.... stwierdzamy, że postąpiła Pani zgodnie z prawem.

W uzasadnieniu wszystkie argumenty powinny być przedstawione przejrzyście, logicznie i konsekwentnie. Ta część pisma powinna być bardzo przekonująca, wyczerpująca i prowadzić do wniosków końcowych.

Wnioski - jest to część końcowa pisma, która może stanowić rzeczowe podsu- mowanie całości. W zależności od rodzaju pisma ta końcowa jego część ma na celu:
- spowodowanie określonego dzialania,
- wywołanie określonego stanowiska lub postawy,
- wywarcie na adresacie określonego wrażenia,
- sformulowanie wnioskow.

Nie każde pismo musi zawierać wszystkie wymienione części, np. pismo przekonujące może zawierać dwie częćci: przedstawienie zagadnienia i uzasadnienie.

 

Psikus.net © 2007-2011

Strona główna | Polityka Prywatności